Excel fácil: fórmulas que todo el mundo debería conocer

Microsoft Excel es una herramienta fundamental en el entorno laboral y académico. Conocer unas pocas fórmulas esenciales te permitirá ahorrar tiempo, evitar errores y realizar análisis fiables. En esta guía descubrirás las fórmulas que todo el mundo debería conocer, ejemplos prácticos y consejos para aplicarlas rápidamente en tus hojas de cálculo.

1. SUMA: la base de todos los cálculos

La función SUMA (SUM) es la más usada y la más simple: añade valores en un rango. Es imprescindible para totales rápidos.

Ejemplo

=SUMA(A1:A10) — Suma los valores de A1 a A10.

Consejo: usa SUMA en combinación con referencias de tabla para que el total se actualice automáticamente cuando añades filas.

2. PROMEDIO y MEDIANA: entender tus datos

PROMEDIO (AVERAGE) y MEDIANA (MEDIAN) te ayudan a comprender la tendencia central de un conjunto de datos.

Ejemplo

• =PROMEDIO(B1:B20) — Calcula la media.
• =MEDIANA(B1:B20) — Devuelve la mediana, útil cuando hay valores atípicos.

Usa la mediana cuando tus datos contengan valores extremos que distorsionen la media.

3. CONTAR.SI y CONTAR.SI.CONJUNTO: contar con condiciones

Para contar celdas que cumplen condiciones concretas, CONTAR.SI y CONTAR.SI.CONJUNTO son imprescindibles.

Ejemplo

• =CONTAR.SI(C1:C100,»Pendiente») — Cuenta celdas con el texto “Pendiente”.
• =CONTAR.SI.CONJUNTO(A1:A100,»>=2025-01-01″,B1:B100,»Aprobado») — Cuenta filas que cumplen varias condiciones.

Perfectas para informes y paneles de control (dashboards).

4. SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO: sumar con criterio

Si quieres sumar solo los valores que cumplen una condición, usa SUMAR.SI o SUMAR.SI.CONJUNTO.

Ejemplo

• =SUMAR.SI(B2:B100,»>100″) — Suma valores mayores a 100.
• =SUMAR.SI.CONJUNTO(C2:C100,A2:A100,»Ventas»,B2:B100,»>500″) — Suma ventas mayores a 500 en un rango.

Esto es esencial para analizar ventas, gastos o rendimientos filtrados.

5. SI: lógica básica para automatizar decisiones

La función SI (IF) permite crear lógica en tus celdas: ejecutar un valor u otro según una condición.

Ejemplo

=SI(D2>=50,»Aprobado»,»Revisar») — Muestra “Aprobado” si el valor es mayor o igual a 50, si no “Revisar”.

Combina SI con Y/O para condiciones múltiples (SI(Y(…),…,…)).

6. BUSCARV y XLOOKUP: buscar y traer datos

BUSCARV (VLOOKUP) ha sido tradicional; XLOOKUP es su versión moderna más flexible (disponible en versiones recientes).

Ejemplos

• =BUSCARV(E2,A1:C100,3,FALSO) — Busca el valor de E2 en la primera columna del rango y devuelve la tercera columna.
• =XLOOKUP(E2,A1:A100,C1:C100,»No encontrado») — Más robusto: busca y devuelve, con control de errores integrado.

Usa XLOOKUP cuando esté disponible: soporta búsquedas a la izquierda, coincidencias aproximadas y valores por defecto.

7. INDICE y COINCIDIR: combinación potente

La pareja INDICE (INDEX) + COINCIDIR (MATCH) es más flexible que BUSCARV, y evita limitaciones de columnas.

Ejemplo

=INDICE(C1:C100,COINCIDIR(E2,A1:A100,0)) — Busca la fila donde E2 coincide en A y devuelve el valor de la columna C.

Ideal para tablas dinámicas y modelos más complejos.

8. CONCATENAR, UNIRCADENAS y TEXTJOIN: manejar texto

Unir texto es habitual: nombres, direcciones, códigos. Usa CONCAT/CONCATENAR o la moderna TEXTJOIN para delimitar automáticamente.

Ejemplo

=TEXTJOIN(» «,VERDADERO,A2,B2) — Combina nombre y apellido con un espacio, ignorando celdas vacías.

9. FUNCIONES DE TEXTO: LEFT, RIGHT, MID, LEN, TRIM

Estas funciones permiten extraer y limpiar cadenas: IZQUIERDA/DERECHA (LEFT/RIGHT), EXTRAE (MID), LARGO (LEN), ESPACIOS (TRIM).

Ejemplo

=IZQUIERDA(A2,4) — Toma los 4 primeros caracteres. =ESPACIOS(B2) — Elimina espacios extras.

Muy útiles para normalizar datos importados de sistemas externos.

10. FECHAS y HORAS: HOY, AHORA, DIAS, AÑO

Trabajar con fechas exige funciones como HOY(), AHORA(), DIAS y FECHA. Son clave para cálculos de vencimiento, antigüedad o plazos.

Ejemplo

=HOY() — Devuelve la fecha actual. =DIAS(FECHA_FIN,FECHA_INICIO) — Calcula días entre fechas.

Consejos finales para dominar estas fórmulas

• Practica con ejemplos reales: importa datos y prueba las fórmulas en una copia de tu hoja.
• Usa nombres de rango para fórmulas más legibles (ej. Ventas2025 en lugar de A2:A1000).
• Combina fórmulas para análisis más potentes (p. ej. SUMAR.SI.CONJUNTO + INDICE/COINCIDIR).
• Evita cálculos volátiles (como AHORA o HOY en exceso) en hojas muy grandes para mantener rendimiento.

Conclusión

Aprender estas fórmulas esenciales de Excel te permite realizar tareas cotidianas con rapidez y precisión. Desde totales simples con SUMA hasta búsquedas avanzadas con XLOOKUP o combinaciones de INDICE + COINCIDIR, dominar estas funciones es la puerta para convertirte en un usuario eficiente de Excel. Practica cada una y verás cómo tu productividad y confianza con las hojas de cálculo aumentan notablemente.